Quanto tempo impiegano i datori di lavoro per conservare le registrazioni del libro paga?

Secondo la legge federale degli Stati Uniti, i datori di lavoro devono conservare i registri del libro paga dei propri dipendenti o ex dipendenti per un certo periodo di tempo. La quantità di tempo, tuttavia, varia a seconda dello statuto a cui ci si riferisce, il che può rendere consapevole quanto a lungo per mantenere confusi i record dei dipendenti. Tenendo presente i limiti di tempo richiesti da ogni statuto, nonché i registri relativi ai salari che lo statuto vuole conservare e perché, è possibile sviluppare più facilmente un sistema che conserva i registri di stipendi finché la legge richiede.

Donna in un archivio (Immagine: John Lund / Drew Kelly / Immagini di fusione / Getty Images)

Identificazione

I registri del libro paga sono, in genere, tutti i record relativi alle ore di lavoro di un dipendente e alle retribuzioni pagate a lui o lei, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Ai sensi della Fair Labor Standards Act, i registri del libro paga includono informazioni sull'ora e il giorno di inizio di ogni settimana lavorativa; il numero di ore lavorate in ogni giornata lavorativa e ogni settimana lavorativa; l'importo totale che il dipendente ha guadagnato lavorando senza ore di straordinario; la retribuzione oraria regolare per ogni settimana in cui il dipendente ha operato straordinari; retribuzione totale straordinaria per ogni settimana lavorativa; gli importi di eventuali aggiunte o detrazioni al salario del dipendente ogni settimana; l'importo totale pagato per ciascun periodo di paga; e le date coperte da ciascun periodo di paga, secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Queste informazioni dovrebbero essere contrassegnate con le informazioni personali del dipendente, inclusi nome, indirizzo, professione e sesso. Se il dipendente ha meno di 19 anni, includerà anche la sua data di nascita.

Leggi applicabili

A partire dal 2010, solo due statuti federali impongono ai datori di lavoro di conservare i dati del libro paga per un certo periodo di tempo, secondo il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e la commissione per le pari opportunità degli Stati Uniti, o EEOC. Questi due statuti sono la Fair Labor Standards Act e l'Age Discrimination in Employment Act. Per la FLSA e l'ADEA, la maggior parte dei registri del libro paga deve essere conservata per tre anni, secondo il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e l'EEOC. Sebbene la FLSA consenta ai datori di lavoro di scartare alcuni documenti integrativi sui salari, incluse le tabelle salariali, dopo due anni, l'ADEA richiede che i datori di lavoro tengano questi registri per tre anni.

Formato

L'ADEA non richiede ai datori di lavoro di tenere registri del libro paga in un formato particolare, a condizione che i registri siano disponibili quando l'EEOC li richiede, secondo l'EEOC. La FLSA non richiede che gli orologi vengano utilizzati per tenere traccia delle ore dei dipendenti, secondo il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Né la FLSA richiede che le registrazioni siano conservate in un formato particolare. Tuttavia, secondo il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, il nastro microfilm o perforato non dovrebbe essere usato a meno che il datore di lavoro abbia anche l'attrezzatura per rendere questi formati facilmente leggibili.

Funzione

Lo scopo di conservare i registri dei salari dei dipendenti ai sensi della Fair Labor Standards Act è quello di proteggere i diritti dei dipendenti a una retribuzione equa, secondo il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, compreso il diritto dei lavoratori non esenti coperti al salario minimo e alle ore di lavoro straordinario. Le registrazioni possono anche essere utilizzate per garantire che un datore di lavoro non impieghi bambini troppo giovani per lavorare legalmente e non impiega bambini che potrebbero lavorare legalmente per un numero illegale di ore. Il mantenimento delle registrazioni ai sensi della Discriminazione per età nella legge sull'occupazione è inteso a garantire che un dipendente che scopre di poter essere discriminato a causa della sua età sia in grado di trovare le informazioni necessarie a dimostrare o confutare la sua richiesta, secondo l'EEOC.

considerazioni

Secondo la FLSA e l'ADEA, i registri del libro paga sono generalmente conservati per tre anni dopo la data di cessazione di un dipendente, secondo l'EEOC. L'ADEA, la FLSA e altri statuti possono richiedere a un datore di lavoro di conservare porzioni diverse del file di un dipendente per periodi di tempo diversi. Ad esempio, mentre l'ADEA richiede che i registri dei salari siano conservati per tre anni, richiede che le informazioni di base sul dipendente siano conservate solo per un anno, secondo l'EEOC. Per garantire che la tua azienda rispetti tutti i requisiti di conservazione dei registri, consulta un avvocato specializzato in diritto del lavoro.